当事務所に町内会の法人化について認可申請の代行・コンサルタントをご依頼される場合のお手続きの流れをご説明します。
おおむね下記のようなスケジュールとなりますが、細かいスケジュールについては業務遂行中にその都度ご案内いたします。
また、本業務は構成員名簿の作成など役員の皆様、住民の皆様のご協力が不可欠な部分が多々ありますので、ご理解いただけますようよろしくお願いします。
◆認可申請のスケジュール◆
１ お問い合わせ
お電話またはお問い合わせフォームにて、住所、氏名などの必要事項、お問い合わせ又はご依頼の旨、ご希望の打ち合わせ日時をお伝えください。
２ 打ち合わせ
打ち合わせにて従来の団体の運営方法（町内会の発足年月日、役員の決め方、活動内容など）、認可申請の必要性の有無（登記・登録を要する資産の現状）、要件を充たしているかの確認など、お話を伺います。過去の総会議事録や回覧用の資料などをお持ちいただければよりスムーズに現状の把握ができますのでご検討ください。
お話を伺い認可申請をすることが適当であると判断したら、報酬及び費用のご説明をしますので、十分に納得していただけましたら正式なご依頼の契約となります。
その後、認可申請までのスケジュール、お客様において当面必要な作業についてご案内いたします。
２ 必要書類の作成
規約や構成員名簿など認可申請に必要な書類を当事務所が作成します。この作業の中でお客様との追加の打ち合わせや行政の担当者との打ち合わせを重ね、総会に議案として提出する書類を完成させていきます。
３ 設立総会の準備
必要な書類（原案）ができたところで、設立総会の準備をします。準備はおおむね下記の内容です。
①総会の会場の予約
②開催通知の配布
③総会資料（申請時の添付書類の原案）の配布
④委任状・書面表決書の配布
４ 設立総会の開催
総会は適法に開催し、民主的な手続きと言える内容で行ってください。法人化後は年に少なくとも１回は総会を開く必要がありますので、過去に総会らしい総会を開いたことがない団体も予行演習（という言葉が適切かわかりませんが…）という意味も兼ねて、ちゃんとした形式の総会を開くようにしましょう。
総会当日の流れはおおむね下記の通りです。
①司会が出席者数を確認し、事前に回収・集計した委任状等の数を加算し、定足数を充たしていることを確認・宣言する。
②司会が議長の選任を諮る。
③議長は就任したら議事録署名人を２名選出し、議事に入る。
④各議案ごとに担当役員が議案の説明をし、質疑応答を経て、採決する。
⑤すべての議事が終了したら、議長は退任し、司会が閉会を宣言する。
そして、設立総会で議決する内容は下記の通りです。
Ａ認可申請をすることの意思決定
Ｂ規約（細則等含む）の確定
Ｃ構成員の確定（名簿に間違いがないかのチェック）
Ｄ初年度役員の選任
Ｅ登記・登録を要する保有資産及び保有予定資産の確定
ここまでお読みいただいてお気づきかもしれませんが、議案はあくまで案であり、質疑応答の中で大きな修正が必要になるケースがほとんどです。軽微な修正であればその総会の中で修正決議としてもよいかもしれませんが、規約の文言など再検討に日にちを要するものや大幅な修正の場合にはその総会の中で決議することができないことも多々あります。
したがって、一発勝負で設立総会を開くのではなく、事前に臨時総会を開き十分な話し合いの場を設け、臨時総会の決議を反映させた修正案を再度設立総会に議案として提出することが必要になるでしょう。
５ 認可申請
設立総会が終わり議事録その他必要な書類の作成が完了したら、当事務所が行政の担当者に書類を提出します。
６ 審査
書類を提出したら、行政の側で書類審査等が行われます。標準処理期間はおおむね２０日程度、早ければ２週間ぐらいで済みます。
７ 認可の告示・通知
行政の審査が済むと認可された旨が告示されます。この告示をもって団体が法人になります。
告示の当日又は翌日に行政から当事務所に告示された旨の連絡がありますので、お客様に連絡し、今後のスケジュールをご案内します。
８ 不動産の登記など
告示後は団体が法人になっていますので、不動産の登記等が団体の名義でできるようになります。登記についてはお近くの司法書士事務所を探し依頼するか、当事務所から紹介する司法書士事務所に依頼してください。
９ 各種申請・手続き
法人化後に要する手続きは一般的に下記のようなものが考えられます。詳しくは該当のページをご覧ください。
③金融機関の口座名義及び届出印の変更